Recepcionista/Auxiliar Administratiu/va Centre d’Empreses

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Funcions a realitzar

a)  Atenció telefònica del Centre i Viver d’Empreses i d’altres àrees de Procornella  a través de la centraleta del Centre d’Empreses o d’altres centraletes de l’empresa.

 b) Recepció i atenció de visites presencials al Centre i cobertura virtual d’altres espais.

c)   Rebre, organitzar i distribuir paqueteria, correu i documentació de l’empresa i de les empreses allotjades requerida en les tasques administratives i de gestió interna, fer-lo de manera autònoma i segons els procediments establerts o seguint les instruccions de tècnics de nivell superior .

d)  Enviament d’e-mails d’avisos (Notes) a clients i personal del Centre i del Viver d’Empreses

e)  Serveis de copisteria (fotocopies, escàner, enquadernacions) i consergeria (lliurament de claus)

f)   Configuració de les targes d’accés als centres i seguiment i control de les targes del pàrquing.

g)  Assignació d’extensions i línies telefòniques i gravacions de missatges de benvinguda a empreses allotjades , amb Programa de gestió de Centraletes (Omnivista o altres)

h)  Control de la neteja d’aules, despatxos i espais comuns segons planificació prèvia.

i)   Suport a la facturació de serveis de Recepció ( fotocòpies, llum, telèfon)

j)   Trucades a usuaris i empreses per actualització de dades i seguiment projecte/empresa i introducció al ERP del Centre (Centre Base)

k)   Actualització dels panells informatius del Centre (en format paper i digital) de les empreses allotjades, de les activitats previstes , de les empreses exportadores, de l’activitat i visita del dia, de les noticies de les empreses etc.

l)   Reserva i preparació de les sales i aules de formació per a la realització de reunions i formacions internes i externes ( reserva en Centre Base, preparació del aula i del material, control funcionament equips àudio visuals i control signatures etc.)

m) Suport a les activitats, programes i seleccions de personal del Centre (amb trucades telefòniques i introducció de dades al ERP del Centre)

n)  Recollida, seguiment i resolució d’incidències de manteniment i de prestació de serveis.

o)  Sol·licitud de pressupostos a proveïdors i elaboració de les autoritzacions de crèdit.

p)  Informació a interessats telefònicament i presencialment sobre les activitats i serveis de l’empresa, del Centre i condicions d’allotjament dels espais lliures i de les sales i aules de formació

q)  Visita guiada als espais lliures i comuns del Centre amb usuaris potencials

r)   Controlar l’accés , identificant informant i atenent als usuaris

s)   Seguir les normes de seguretat i higiene en el treball i amb cura del medi ambient.

 t)  Realitzar altres           treballs           complementaris         que      permetin         el      correcte desenvolupament de les seves funcions.

u)         I, en general, totes aquelles de caràcter similar que li siguin atribuïdes.

Horari

Dilluns a divendres de 13h a 20:15h

Contracte

• Jornada laboral: Jornada tarda
• Tipus de contracte: Temporal substitució
• Sou: 19.250.- per a jornada completa

Formació

Arts Grau Mig

Altres dades

Més informació

https://back.procornella.cat/files/dynamic/record/1530/Bases_convocatoria_RECEPCIONISTA_.pdf